PROTOKOŁY NOTARIALNE

Notariusz spisuje protokoły w formie aktu notarialnego. Protokół notarialny sporządzony zgodnie z przepisami jest dokumentem urzędowym; ma on stanowić dowód prawdziwości okoliczności w nim stwierdzonych. Notariusz obiektywnie dokumentuje przebieg zjawisk, których jest świadkiem.

Spisywanie protokołów jest jedną z czynności notarialnych, określoną w art. 79 pkt 4 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie.  Zazwyczaj są to protokoły zgromadzeń wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, walnych zgromadzeń akcjonariuszy, zgromadzeń wspólników spółek osobowych lub walnych zgromadzeń spółdzielni, zebrań wspólnoty mieszkaniowej.
Notariusz spisuje także protokoły w celu stwierdzenia przebiegu pewnych czynności (stanów faktycznych) i zdarzeń wywołujących skutki prawne. Do takich protokołów należą protokoły dziedziczenia, protokoły dotyczące stawiennictwa stron i złożonych przez nie oświadczeń, a także – na żądanie strony stawającej – niestawiennictwa drugiej strony.

RODZAJE PROTOKOŁÓW

Protokół zgromadzenia

W przypadkach przewidzianych prawem uchwały podejmowane na zgromadzeniach wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, walnych zgromadzeniach spółek akcyjnych, jak również na walnych zgromadzeniach spółdzielni lub zebraniach wspólnot mieszkaniowych, muszą być zaprotokołowane przez notariusza. W pozostałych przypadkach notariusz spisuje protokół na żądanie klienta.

Protokół dziedziczenia

Przed sporządzeniem aktu poświadczenia dziedziczenia notariusz spisuje protokół dziedziczenia. Przepisy ustawy Prawo o notariacie  szczegółowo regulują, jakie oświadczenia powinny zostać zawarte w protokole dziedziczenia oraz jakie dokumenty do tego protokołu należy załączyć.
W toku czynności tzw. notarialnego poświadczenia dziedziczenia notariusz może również sporządzić projekt protokołu dziedziczenia.

Protokół otwarcia i ogłoszenia testamentu

Jeżeli klient przedstawi dowód śmierci spadkodawcy (tj. odpis skrócony aktu zgonu) oraz złoży jego testament, notariusz sporządza protokół otwarcia i ogłoszenia testamentu. O terminie otwarcia i ogłoszenia nie zawiadamia się osób zainteresowanych, jednakże mogą one być obecne przy tej czynności. Gdy złożono kilka testamentów jednego spadkodawcy, otwiera się i ogłasza wszystkie, a na każdym z nich czyni się wzmiankę o innych. W protokole otwarcia i ogłoszenia testamentu opisuje się jego stan zewnętrzny oraz wymienia się jego datę, datę złożenia i osobę, która testament złożyła. Na testamencie zamieszcza się datę otwarcia i ogłoszenia. O dokonanym otwarciu i ogłoszeniu testamentu notariusz zawiadamia w miarę możności osoby, których rozrządzenia testamentowe dotyczą, oraz wykonawcę testamentu i kuratora spadku.
Notariusz niezwłocznie zawiadamia sąd spadku o otwarciu i ogłoszeniu testamentu, przesyłając odpis sporządzonego protokołu.

Protokół dotyczący stawiennictwa stron i złożonych przez nie oświadczeń

Większość protokołów notarialnych obejmuje treść oświadczeń złożonych przez stronę. Przykładem mogą być:

– protokół z przyjęcia oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku,

– protokół z odmowy przyjęcia obowiązków wykonawcy testamentu,

– protokół z oświadczenia o uznaniu dziecka,

– protokół obejmujący wykaz inwentarza.

Oświadczenie takie strona może złożyć przed notariuszem w kancelarii, jak również poza kancelarią, jeżeli przemawiają za tym charakter czynności lub szczególne okoliczności.

Oświadczenie o prostym przyjęciu spadku lub z dobrodziejstwem inwentarza albo o odrzuceniu spadku może być złożone przed notariuszem lub w sądzie rejonowym. Notariusz przesyła niezwłocznie oświadczenie, wraz z załącznikami, do sądu spadku.

Jeżeli od dnia otwarcia spadku nie upłynęło sześć miesięcy, to w protokole dziedziczenia należy zamieścić oświadczenia spadkobierców o prostym przyjęciu spadku lub przyjęciu spadku z dobrodziejstwem inwentarza albo o odrzuceniu spadku.

Protokół z przyjęcia na przechowanie

Depozyt papierów wartościowych oraz pieniędzy

Notariusz w związku z dokonywaną w jego kancelarii czynnością ma prawo przyjąć na przechowanie, w celu wydania ich osobie wskazanej przy złożeniu lub jej następcy prawnemu, papiery wartościowe albo pieniądze w walucie polskiej lub obcej. Dla udokumentowania tych czynności notariusz prowadzi specjalne konto bankowe.

Z przyjęcia depozytu notariusz spisuje protokół, w którym wymienia datę przyjęcia, ustala tożsamość osoby składającej, datę mającego nastąpić wydania oraz imię, nazwisko i miejsce zamieszkania osoby odbierającej depozyt. Wydanie depozytu następuje za pokwitowaniem.

Depozyt dokumentów

Notariusz przyjmuje na przechowanie wszelkiego rodzaju dokumenty, także w kopertach zamkniętych. Notariusz może przyjąć na przechowanie informatyczny nośnik danych zabezpieczony w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z jego treścią.

Z przyjęcia na przechowanie dokumentu lub informatycznego nośnika danych notariusz spisuje protokół, w którym wymienia datę przyjęcia, ustala tożsamość osoby składającej dokument oraz wskazuje, komu i pod jakimi warunkami dokument bądź jego odpis lub informatyczny nośnik danych ma być wydany. Dokument lub informatyczny nośnik danych przyjęty na przechowanie wydaje się osobie wymienionej w protokole lub jej następcy prawnemu.

Protokół otwarcia strony internetowej

Celem spisania takiego protokołu jest udokumentowanie wyglądu stron internetowych i treści na nich zawartych lub treści zawartych na tzw. internetowych serwisach społecznościowych.

Protokół niestawiennictwa strony

Protokół niestawiennictwa drugiej strony sporządzany jest na żądanie strony stawającej. Dotyczy to sytuacji, kiedy strony były zobowiązane do stawienia się w kancelarii notarialnej celem dokonania określonej czynności.

Protokół związany z przebiegiem licytacji, przetargu i losowania nagród

Protokołami spisywanymi w celu stwierdzenia przebiegu pewnych czynności i zdarzeń wywołujących skutki prawne są również protokoły związane z udokumentowaniem przebiegu licytacji, przetargów czy losowania nagród. Organizator chcąc uzyskać dokument urzędowy potwierdzający, że przebieg licytacji, przetargu lub losowania nagród konkursowych odpowiadał zasadom określonym w przyjętym regulaminie, wnosi o spisanie notarialnego protokołu.

Protokół do wniosku wieczystoksięgowego

Od dnia 1 lipca 2016 roku klient może zażądać, aby notariusz działając na podstawie art. 79 pkt 8a ustawy Prawo o notariacie, dokonał czynności polegającej na złożeniu za pośrednictwem systemu teleinformatycznego wniosku wieczystoksięgowego obejmującego żądanie wpisu w odpowiednim dziale księgi wieczystej.

Czynność ta dokonywana jest w formie protokołu notarialnego.

Przykładem takiej czynności może być protokół do wniosku wieczystoksięgowego zawierający oświadczenie strony o zmianie właściciela nieruchomości wynikającej z dokonanego aktu poświadczenia dziedziczenia.

W obecnym stanie prawnym klient może po poświadczeniu podpisu np. na zgodzie na wykreślenie hipoteki zażądać od notariusza złożenia wniosku wieczystoksięgowego mającego na celu wykreślenie przedmiotowej hipoteki. Jego żądanie dokumentowane jest w formie protokołu.